Допомога зі звітуванням

Вже кілька разів згадана мною оцінка програми виявила також те, що звітування - не така вже й проста справа. Особливо для людей, яким досі не доводилося писати такого типу звітів. І щоб полегшити життя нашим грантерам, ми разом з колегами з фінансового відділу накидали невеличку пам"ятку-інструцію зі звітування. Все викладене тут - за мотивами реальних подій. А тим, хто досі не став грантером програми і3, варто просто переглянути інструкцію, щоб розуміти, як виглядають справи вже після отримання гранту.

Дорогі грантери,

Отримання гранту тісно пов’язане зі звітуванням. Інколи швидким і простим, а інколи забюрократизованим і розтягнутим у часі.  Ми прагнемо зробити процедуру звітування максимально зручною, але (завжди є якесь АЛЕ) потреба моніторити велику кількість дуже різних проектів водночас обов’язково вимагає уніфікації правил і вимог. А отже, призводить до бюрократизації. Для того, щоб полегшити вам процес звітування і зробити його не безмежними паперовими джунглями, а яскраво освітленою стежкою, ми розробили низку рекомендацій. Запрошуємо до цікавого читання!

Процес погодження угоди:

1. Заповнюючи угоди (1 рамкова та 4 додаткові), не забувайте внести ваші паспортні дані чи дані організації, номер ідентифікаційного коду та банківські реквізити. Не забудьте підписати всі угоди (1 рамкова та 4 додаткові).

2. У процесі узгодження угоди при необхідності обидві сторони вносять свої доповнення/зміни в угоду та виділяють їх маркером. Підписується останній затверджений варіант угоди. При цьому усі графічні елементи (заливка, закреслений шрифт) повинні бути видалені.

3. Бюджет, який викладається в додатковій угоді №4 обов’язково (!) має відповідати заявленому в грантовій заявці, а також рішенню Експертної ради (інколи надається грант з умовою скорочення чи розширення певних пунктів витрат). Пам’ятайте, що «загальний бюджет» – це бюджет гранту, наданого фондом Ріната Ахметова, а не бюджет всього проекту, який може мати й інші джерела фінансування.

4. Таблиці в додаткових угодах №2 і №3 не заповнюються. У цих угодах ми фіксуємо форму подальшого звітування, а не звітуємо заздалегідь.

5. Пам’ятайте, що сума гранту розбивається на 2 транші: 50 % + 50 %. У випадку проекту на створення культурного продукту звітування здійснюється 2-чі, у випадку професійної подорожі – 1 раз, після повернення.

Процес підписання та надання супроводжуючих документів:

1. Прочитайте уважно угоду та підпишіть всі угоду та всі додатки в 2-ох примірниках.

2. Для фізичної особи обов’язковим є подання довідки про відкриття рахунку в пакеті грантової заявки, а також необхідно, щоб на рахунку на момент отримання коштів гранту не перебувало інших коштів. Це необхідно для моніторингу цільового використання коштів.

3. Фізична особа повинна разом із підписаними угодами надати банківську виписку з реквізитами для перерахування коштів, а також з’ясувати в банку, що саме треба вказати у банківських реквізитах, викладених в угоді, – ідентифікаційний код фізичної особи чи ЄДРПОУ банку. Все це необхідно для того, аби уникнути помилок при перерахуванні, повернення коштів на рахунок фонду, підписання додаткової угоди про зміну реквізитів, а отже й зайвої бюрократизації і затягування з отриманням першого траншу гранту.

4. Для організації обов’язковим є відкриття нового рахунку для обслуговування гранту або наявність «нульового» рахунку на момент роботи по гранту. Винятки обговорюються в індивідуальному порядку.

Процес отримання та витрачання коштів гранту:

1. Усі кошти повинні бути використані згідно з умовами договору, а також цілями, передбаченими договором (Додаткова угода №1).

2. Грантоотримувач повинен повідомити працівників програми про отримання коштів на рахунок або про труднощі з отриманням коштів.

Процес звітування:

Оформлення звіту:

6. Складаючи звіт у програмі Word, витріть «шапку» та «підписи сторін», взяті з угод (додаткова угода №2 і №3). Звіти повинні починатися словами «Фінансовий звіт» чи «Описовий звіт».

7. Проміжний та кінцевий фінансовий і описовий звіти подавайте після витрачання першого траншу та відповідно до зазначеної в угоді кінцевої дати. Звіти подайте в 2 примірниках.

8. Описовий звіт пишіть так, щоб суть проекту, ваших досягнень і труднощів була зрозуміла особі, не пов’язаній ні з проектом, ні зі сферою культури. Пам’ятайте, що звіт має бути максимально інформативним.

9. У фінансовому звіті пункти витрат необхідно формулювати у відповідності з бюджетом проекту, закріпленим у додатковій угоді №4. Це дозволить оперативно вичитати звіт без додаткового виснажливого процесу узгоджень.

10. У фінансовому звіті не допускаються округлення сум витрат.

11. Підписи у звітах ставляться тут:

Підписи уповноважених осіб Одержувача:

 ПІБ керівника проекту __________________________________ підпис _______________

ПІБ керівника організації-грантоотримувача _______________ підпис _______________

Дата ________________

МП

12. У випадку проекту фізичної особи, включно з професійними подорожами, підпис ставити потрібно лише тут:

ПІБ керівника проекту __________________________________ підпис _______________

Надання супроводжуючих документів:

1. У випадку грантів на професійну подорож пропонуємо грантерам при обміні валют зберігати квитанції про обмін, а надалі прикласти їх до фінансового звіту. Це дозволить розрахувати звітні кошти саме за тим курсом, за яким і проводився обмін. Інакше розрахунок проводиться за курсом на дату подання звіту.

Надіємося, все вищенаписане допоможе спростити формальні процеси, пов’язані з отриманням гранту. Крім цього, завжди на зв’язку залишаються працівники програми і3. Контакти:

Наталія Церклевич, спеціаліст програм і проектів

Тел.: 050 347 38 37, (044) 502 52 30

Електронна пошта: ntserklevych@fdu.org.ua

Олеся Островська-Люта, керівник програм і проектів

Електронна пошта: oostrovska@fdu.org.ua